Виртуальная комната данных

Virtual Data Room

Виртуальная комната данных позволяет организовать безопасный обмен файлами с внешними пользователями.

Виртуальная комната данных (Virtual Data Room) обеспечивает безопасный обмен данными и их хранение в частном корпоративном облаке, либо внутри периметра организации. В портфеле программных решений MitraSoft для развертывания виртуальной комнаты данных присутствуют два программных продукта: Vaultize — программное обеспечение индийского производителя Vaultize Technologies и российская виртуальная комната данных — Vaulterix Virtual Data Room. Основная функция виртуальной комнаты данных заключается в обеспечении возможности доступа к защищенным документам для авторизованных пользователей посредством специализированного web-сайта, либо при помощи защищенных агентских приложений для рабочих станций под управлением Windows, macOS и Linux, а также мобильных устройств Android и iOS.

В отличии от протокола FTP, информация по которому передается в незащищенном виде, в VDR обмен данными происходит по принципу E2E шифрования с использованием защищенных транспортных протоколов SSL или TLS, что обеспечивает максимальную безопасность обмена данными между сервером и агентом, защищая их от MITM-атак.

Уникальность решения MitraSoft заключается в интеграции виртуальной комнаты данных с средствами DRM-защиты документов, которые, аналогично AD RMS и Oracle IRM, позволяют управлять доступом к документам даже после их выгрузки из виртуальной комнаты данных третьими лицами.

В каких организациях применима виртуальная комната данных

Финансовый сектор. Компании, которые работают с критически важной информацией, остро нуждаются в безопасных средствах доставки документов и контроле прав доступа к данным для филиалов и внешних контрагентов;

Проектные организации. Такие компании часто сталкиваются с ситуацией, когда рабочей группе необходимо предоставить доступ к данным на определённый период и гарантированно заблокировать (отозвать) доступ к документам после завершения проекта;

Поставщики услуг связи. Операторы связи нуждаются в средствах для защиты пользовательских данных и маркировки документов в соответствии с требованиями регулятров.

Предприятия розничной торговли. Организации, связанные с розничной торговлей, нуждаются в защите данных, которые находятся на устройствах мерчендайзеров и торговых представителей и могут иметь коммерческую ценность;

Все организации, которым требуется современная защита и средства контроля за распространением информации передаваемой внешним контрагентам.

Этапы реализации Virtual Data Room

1. Агентское ПО устанавливается на рабочую станцию, после чего происходит обмен ключами шифрования между сервером и клиентом. Возможна работа с виртуальной комнатой данных без установки агента, — с помощью веб-браузера;

2. Администратор, либо имеющий нужные права пользователь, выбирает директорию для синхронизации документов с корпоративным хранилищем данных;

3. Данные в синхронизируемой директории становятся доступны на стационарных ПК пользователя и на авторизованных мобильных устройствах;

4. При необходимости пользователь помимо виртуальных комнат данных может создавать рабочие области – общие папки для совместной работы с документами вместе со своими сотрудниками.

В случае необходимости MitraSoft предоставляет своим клиентам REST API для интеграции виртуальной комнаты дынных Vaultize с бизнес-приложениями.

Преимущества использования виртуальной комнаты данных

Для информационной безопасности	Для отдела информационных технологий
✓ Сокращение инцидентов, связанных с утечкой и компрометацией данных компании;	✓ Экономия ресурсов СХД за счет применения дедупликации данных;
✓ Сокращение расходов на расследование инцидентов – хранится история работы каждого сотрудника с каждым отдельным документом;	✓ Сокращение внешнего и внутрисетевого трафика – почтовые вложения автоматически конвертируются в безопасные ссылки;
✓ Управление доступом к данным компании, где бы они не находились (DRM). Возможность отзыва предоставленных ранее прав;	✓ Обход ограничения на размер почтовых вложений. Значительное сокращение размера файлов;
✓ Широкие возможности интеграции с DLP решениями для обеспечения дополнительных уровней защиты данных (поддержка ICAP);	✓ Единый web-интерфейс для управления всеми возможностями: Резервное копирование данных, защита данных на мобильных устройствах, совместная работа с документами;
✓ Максимальная защита во время обмена данными рабочей станции и сервера без использования VPN;	✓ Виртуальная комната данных, как правило, не требует значительных ресурсов на внедрение;
✓ Детализированные отчеты об использовании корпоративных данных по расписанию.	✓ Простота и удобство повседневного использования – Отсутствует потребность в обучении сотрудников.

Виртуальная комната данных позволяет создать защищенное хранилище с возможностью ограничения прав доступа и нанесения неудаляемых водяных знаков на конфиденциальные документы. Интегрированный в виртуальную комнату данных компонент DRM-защиты, который является полноценным аналогом AD RMS, позволяет защитить данные на протяжении всего строка жизни документа, в том числе после его выгрузки из виртуальной комнаты данных.

Чем бы Вы не пользовались для передачи файлов между сотрудниками компании или внешним контрагентам — публичным облаком или FTP – сегодня эти механизмы можно считать устаревшими. Это примерно то же самое, что положить документ в ящик стола, ни о какой защите данных компании в таком случае и речи быть не может. В то время, как виртуальная комната данных — это Ваш личный сейф для хранения корпоративной информации, из которого никто не сможет ничего взять, оставаясь незамеченным. Каждая попытка, каждое действие фиксируется и контролируется.

Как понять, что Вашей компании давно нужна виртуальная комната?

Если Вы обмениваетесь с подрядчиками или заказчиками техническими заданиями, чертежами или любыми другими документами, предоставляющими коммерческую ценность.
Если у Вас возникает необходимость контролировать документ даже после того, как он уже был отправлен и скачен третьим лицом.
Если у Вас часто меняются кадры, наблюдается «текучка» и Вы хотите сохранить в секрете часть данных даже от собственных коллег.

Какие возможности дает data room?

Самое главное преимущество, которое Вы получаете вместе с virtual data room – полный контроль. Ни FTP, ни публичное хранилище такой возможности Вам предоставить не смогут. Используя технологию DRM-защиты, в Вашей власти отозвать право доступа к документу даже после того, как он уже окажется за пределами корпоративной сети. Более подробно узнать о функционале комнаты Вы сможете во время бесплатного тестового периода. Оставьте заявку на сайте и сделайте важный шаг для обеспечения информационной безопасности своей компании.