Хранение конфиденциальной информации: рекомендации для владельцев бизнеса, связанного с коммерческой тайной
2 минуты на чтение статьи
15.06.2024
Хранение конфиденциальной информации — одна из проблем бизнеса. Задачу сохранности физических документов обеспечивает надежный сейф, с цифровыми носителями все сложнее. Расскажем, как защитить секретные данные и почему важно уделить этому вопросу особое внимание.
Конфиденциальные данные делят на следующие виды:
- Коммерческая тайна. Это сведения об организации, которые представляют ценность в силу того, что неизвестны конкурентам. Раскрытие таких данных приводит к ущербу для компании: материальному и репутационному. Хранение коммерческой информации увеличивает доход от бизнеса и сохраняет положение на рынке.
- Персональные сведения. Сбор персональных данных клиентов или сотрудников вызывает у последних опасения. Причина в большом количестве взломов клиентских баз злоумышленниками. Чтобы построить доверительные отношения с партнерами и заказчиками, придется гарантировать безопасность от утечек. Для этого необходимо выстроить надежную систему хранения конфиденциальной информации.
Кроме того, важно сохранить документацию из кредитных, страховых организаций, доверенности, если их проблематично восстановить.
Как организовать хранение и использование конфиденциальной информации
Защита от несанкционированного доступа к секретным сведениям должна включать эффективную систему киберзащиты, которая не только обнаруживает угрозу, но и способна устранить ее. Например, DLP-система, при помощи которой можно организовать комплексную защиту по хранению секретной информации компании.
Если вы храните данные на внешних носителях, старайтесь не выносить их за пределы офиса компании. Если это невозможно, перед записью файлов на флеш-накопитель зашифровывайте их при помощи программы для кодирования. При пересылке через электронную почту или файлохранилище, можно сжать документы в архив и установить пароль. Важно понимать, что пересылка пароля вместе с ZIP папкой недопустима. Лучше сделать это через мессенджер с шифрованием. Порядок хранения конфиденциальной информации также включает помещение резервных копий в криптоконтейнер. Такой способ не гарантирует стопроцентную безопасность, но повышает защиту от утечек.
Данные, которые больше не понадобятся для осуществления деятельности, лучше удалять. Сделать это лучше всего при помощи шреддера — утилиты, уничтожающей файлы без возможности восстановления. Для физических документов по аналогичному принципу работает уничтожитель бумаг с повышенным классом механической резки. Секретные материалы не будут доступны злоумышленникам даже после удаления.
Хранение информации, составляющей коммерческую тайну, требует надежного способа хранения паролей от архивов и криптоконтейнеров. Потеря ключей приведет к невозможности восстановления данных. Хранить пароли лучше в специальном приложении, но и для него требуется высокий уровень защиты.
Что такое виртуальная комната данных
Виртуальная комната данных (ВКД) — надежный «бункер» для секретных сведений и персональных материалов. Продукт представляет собой техническое средство для хранения конфиденциальной информации в виде структурного управления контентом и документами в специальном хранилище. Главная особенность — повышенный уровень безопасности доступа.
Виртуальные комнаты обладают функциями для защиты от посторонних и подходит для выполнения следующих задач:
- сохранность документов, представляющих коммерческую тайну;
- защита разработок в области интеллектуальной собственности;
- организация бизнес-процессов, требующих высокого уровня безопасности;
- продажа собственности компании;
- проведение аудиторских проверок;
- обсуждение условий сотрудничества;
- внутренняя работа на предприятии в удаленном режиме;
- осуществление сделок с партнерами, обсуждение совместных проектов;
- размещение большого объема документации.
Использовать ВКД в качестве средства хранения конфиденциальной информации значит обеспечить доступ к просмотру, редактированию и скачиванию только после авторизации. Работать в виртуальной комнате можно с любого устройства, подключенного к сети интернет.
Чтобы воспользоваться предложением нашей компании по виртуальной комнате данных, вы можете позвонить по телефону: +7 499 686-08-81. Также есть возможность воспользоваться демо-версией.
← Вернуться к списку статей